|
Технологическая цепочка включает в себя:
¾ Внесение в опись (журнал) инвентарного учета личных дел записи о заведении нового личного дела;
¾ Подготовка обложки личного дела: оформление обложки в соответствии со стандартом, указание номера личного дела и даты его заведения; обозначение номера личного дела на корешке папки;
¾ Подшивка в папку чистых листов внутренне описи документов личного дела, заполнение и помещение в конверт на оборотной стороне обложки контрольный карточки выдачи личного дела;
¾ Получение сотрудником кадровой службы от руководителя этой службы первоначального комплекта документов для включения в личное дело;
¾ Систематизация полученных документов, внесение во внутреннею опись документа сведений о помещаемых в личное дело документов;
¾ Валовая нумерация листов документов и обозначение листов расположения документов во внутренней описи;
¾ Подшивка документов в папку личного дела в последовательности номеров листов; проверка правильности нумерации листов;
¾ Помещение личного дела в закрывающий шкаф для хранения;
¾ Дополнение, по мере получения документов, личного дела;
¾ Систематизация документов, подлежащих включению в каждое личное дело, в соответствии с необходимой последовательностью их расположения в деле;
¾ Внесение очередных записей во внутреннею опись документов личного дела, подшивка документов в личное дело, проверка правильность нумерации листов;
¾ Ведение личного дела: внесение необходимых записей и отметок о проверке наличия документов личного дела в дополнение к личному листку по учёту кадров;
¾ Выдача личного дела руководству организации и кадровой службы под роспись контрольной карточке дела; при возвращение дела - проверка наличия и целостности документов;
¾ Ознакомление в помещение кадровой службы работников организации с документами их личных дел в соответствии с действующей системы доступа к личным делам;
¾ Внесение отметки об ознакомлении дополнения к личному листку по учёту кадров; заверенье отметки росписями сотрудника, ответственного за ведения личных дел, и ознакомившегося с личным делом лица;
¾ Закрытие личного дела: проверка наличия всех документов личного дела, оформление листа-заверителя в конце дела и внесение итоговой записи во внутреннюю опись документов дела, брошюровка комплекта документов, оформление обложки личного дела в соответствии с требованиями архивной службы;
¾ Сдача личного дела в архив организации под роспись руководителя архива в сдаточной описи и (или) журнале инверторного учета личных дел;
¾ Регистрация личного дела в описи личных дел архива; проставление номера описи и номера единицы хранения на обложке личного дела;
¾ Внесение архивного номера личного дела в журнал инверторного учета личных дел кадровой службы.
|
