|
К ним относят докладные (служебные) и объяснительные записки, сводки, справки, акты. Все эти документы предназначены либо для передачи информации от одного адресата к другому, либо для фиксации каких-то информационных сведений. В отличие от распорядительных документов эти документы могут не требовать исполнения. Информация, заключенная в них, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению.
Акт
Акт-это документ, составляемый группой лиц, преимущественно комиссией, подтверждающей установленные ими факты или события. Оформляется на бланке предприятия и содержит:
. Наименование организации,
. Наименование вида документа,
. Дата, номер,
. Место составления,
. Заголовок,
. «О чем» или «чего»,
. Текст, который содержит ссылку на документ послуживший основание для проведения данной работы,
. Указывается состав комиссии. Председатель и члены комиссии, обязательно указываются их должности. Тут так же указываются свидетели,
. Констатирующая часть, печатается с абзаца, включает сроки проведения работы комиссии, ее цели, задачи, сущность установленных фактов, методы которыми велась проверка, ее результаты.
. Заканчивается текст выводами, предложениями, заключением, печатается с нового абзаца, в конце текста указываются количество экземпляров и место их нахождения. Подписи в той последовательности, как были до этого.
Докладная записка
Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Докладная записка составляется как по личной инициативе автора (должностного лица), так и по указанию (письменному или устному) руководителя.
По содержанию докладные записки подразделяются на инициативные, информационные и отчетные.
Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.
Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы.
Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.
Оформление докладной записки зависит от ее адресата. Если она адресована руководителю данного учреждения, тол считается внутренней, если направляется за пределы учреждения в вышестоящую организацию, то внешней. Внешние докладные записки оформляются на бланке, внутренние - на обычном листе бумаги.
Внутренняя докладная записка включает:
. Название структурного подразделения,
2. Наименование вида документа,
. Дата,
. Адреса,
.Заголовок,
. Текст,
. Подпись с указанием должностей.
Объяснительная записка
Объяснительная записка - документ, составляемый для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки)). По своему оформлению объяснительные записки отличаются от докладных тем, что не содержат выводов и предложений.
Разновидностью объяснительных записок являются документы, составляемые работниками организации по указанию прямых и вышестоящих руководителей по отношениям, возникающим в процессе производственной и трудовой деятельности. Такие документы составляют при возникновении нештатных ситуаций, нарушениях трудовой и производственной дисциплины, дисциплинарных нарушениях, проступках и др.
Объяснительная записка такого рода пишется от руки, адресуется руководителю, который ее потребовал, должна иметь дату.
Текст объяснительной записки должен содержать аргументы, смягчающие проступок служащего или подтверждающие какие-то факты. Требование краткости и четкости текста распространяются и на объяснительные записки.
|
