Оптимизация ДОУ

Говоря об оптимизации бизнес-процессов организации, невозможно опустить тему оптимизации документооборота: документооборот является "кровеносной системой" организации, поскольку любая деятельность отражается в документах. Зачастую, одна только оптимизация документооборота позволяет на порядок улучшить качество бизнес-процессов. Более того: научившись улучшать процессы документооборота, этот опыт можно легко применить для улучшения прочих бизнес-процессов организации. На сайте http://новости-сегодня.москва новости сегодня Москва.

Жизнь не стоит на месте - компаниям и организациям нужно постоянно развиваться. Даже идеально выстроенный бизнес-процесс со временем нуждается в реорганизации: растет количество сотрудников, изменяются внутренние обстоятельства и внешняя среда, растет количество нерегулируемых взаимоотношений и неуправляемых факторов, возникают конфликты, снижается прибыль. Поэтому становится очевидной необходимость перехода на новый уровень организации работы службы. В организациях проводят анализ деятельности, изучение передового опыта, разрабатываются новые регламенты, переоснащаются рабочие места и внедряются новые технологии. Начинается новый цикл всей организации. Со временем, этот цикл повторяется снова и снова. Переход с одной ступени развития на новую с целью повышения эффективности - это и есть оптимизация. Происходит своего рода эволюция, и в этом процессе немаловажную роль играет именно оптимизация документооборота.

Оптимизация документооборота позволяет:

) снизить текущие затраты;

) повысить качество обслуживания;

) снизить операционные расходы;

) достичь целевых показателей;

) повысить управляемость отдельных бизнес-процессов;

) повысить управляемость компании;

Это дает возможность:

) снизить себестоимость продукции и услуг;

) ускорить принятие решений;

) повысить привлекательность продуктов компании и самой компании для клиентов.

Всё это, в итоге, повышает конкурентоспособность и стабильность компании.

В каких же случаях следует начинать оптимизацию документооборота? В идеале - заранее. Но чаще всего - когда уже начались проблемы: возросли цены на ресурсы (площади, зарплата, энергия, услуги); начали теряться документы; хранение документов требует всё больше площадей, а обработка документов - всё больше времени и людей; долгое рассмотрение заявок или обработка дел вызывает недовольство потребителей и клиенты уходят к конкурентам и т.д.

Причиной принятия решения об оптимизации документооборота могут, например, послужить:

) претензии клиентов;

) жалобы исполнителей;

) возросшие расходы на документооборот;

) недовольство руководства.

Оптимизация документооборота, выполненная вовремя и выполненная профессионалами, позволяет исполнителям более эффективно выполнять работу, а организации - экономить важнейшие ресурсы, повышать конкурентоспособность и продолжать расти и развиваться.

В ходе практики студент обнаружил существенные ошибки в ведении делопроизводства данной службы.

Были выявлены следующие недостатки:

. Неправильное применение и оформление реквизитов в документе, которое нарушает правила ГОСТ Р6.2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации.

. Номенклатура дел заполнена не полностью.

. Отсутствует экспертиза ценности документов, документы не сдаются в архив.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В ходе практики были рассмотрены различные вопросы по методологии документационного обеспечения управления на примере конкретной организации.

Нормативно-правовая база по ведению делопроизводства представлена на примере законодательных актов РФ по делопроизводству, Трудового кодекса РФ, Инструкции по делопроизводству в Семеновском районном газовом участке, Инструкция по делопроизводству, ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации, Трудовой кодекс РФ, Федеральный закон Российской Федерации "Об информации, информационных технологиях и защите информации" от 27 июля 2006 г. № 149 - ФЗ. Но работа по делопроизводству не всегда ведется в соответствии с данными документами.

Служба делопроизводства представлена в лице секретаря, которая выполняет свои обязанности в соответствии со своей должностной инструкцией.

Документы, поступающие в организацию, сначала попадают к секретарю, а потом уже к руководителю, который ставит на нем свою резолюцию. Документы проходят регистрацию. При этом контрольно-регистрационные карточки не ведутся. Копию документа секретарь передает исполнителю, а уже сам исполнитель отчитывается о ходе выполнения поручения. При такой схеме контрольные сроки исполнения документа могут нарушаться.

Перейти на страницу: 1 2