Классификация и систематизация документов, формирование дел

.3.5. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверт.

.3.8. Запрещается применение чернил и цветных карандашей для нумерации листов.

.3.9. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах допускается употребление литерных номеров листов (например: 37, 37а, 37б ит.д.). Пластиковый погреб, монтаж которого осуществят наши грамотные специалисты, не будет пропускать запахов извне, что также немаловажно.

.4.Составление внутренней описи

.4.3. Внутренняя опись составляется на листе(ах) формата А4 по установленной форме (приложение 1), которая содержит следующие сведения:

порядковый номер документов в деле;

заголовок (краткое содержание) документов;

дата документов;

индекс (регистрационный номер) документов;

номера листов дела, на которых расположен каждый документ.

.4.4. Внутренняя опись имеет самостоятельную нумерацию листов.

.4.5. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровка подписи и даты составления описи.

.5.Составление листа-заверителя дела (к п. 2.1.4)

.5.1. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется лист-заверитель дела.

.5.2. Лист-заверитель дела составляется на отдельном листеформата А4 по установленной форме (приложение 2).

.5.3. В листе-заверителе дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов внутренней описи (при ее наличии)

.5.4. В листе-заверителе оговариваются следующие особенно стинумерации документов дела:

наличие литерных листов и пропущенных номеров;

номера листов с неустранимыми дефектами (порванные листы, листы, залитые чернилами и т.п.).

.5.5. Все последующие изменения в составе и состоянии дела(повреждения, замена подлинников копиями, присоединение новых документов ит.д.) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

.6.Оформление обложки дела постоянного и временного (свыше 10-ти лет) хранения

На обложке дела указываются:

наименование структурного подразделения организации и его подчиненность;

наименование отдела;

номер дела (тома) по номенклатуре дела;

заголовок дела;

дата дела (крайние даты документов, помещенных в дело);

количество листов в деле;

срок хранения дела.

.6.2. Обложка дела оформляется черными чернилами или тушью.

.6.4. Заголовок дела на обложке переносится из номенклатуры дел организации

.6.6. На обложках дела обязательно указывается дата дела:

для дел, содержащих приказы, постановления, протоколы, датами дела являются даты подписания или утверждения самого раннего и самого позднего документа;

для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого последнего входящего или исходящего документа;

.6.7. Обязательным реквизитом обложки дела является указание количества листов в деле, которое проставляется на основании листа-заверителя дела

.6.8. Реквизит "Срок хранения дела" оформляется в соответствии с номенклатурой дел организации.

.6.9. На корешке обложки дела указывается индекс дела по номенклатуре дел, номер тома и год его формирования.

.6.10. Номер тома указывается только в том случае, если заведено более одного тома. При этом после номера тома в скобках указывается количество заведенных томов.

Перейти на страницу: 1 2